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19 mars 2020 - Nos experts en gestion des paies et en conseil en droit social font le point dans cet article sur l'ensemble des mesures disponibles pour gérer ses salariés dans le contexte actuel.

COVID-19 : Point sur les mesures en matière de gestion des salariés

Article publié le 19 mars 2020
Bon nombre de nos clients sollicitent nos équipes sur les mesures relatives à la gestion des salariés mises en place par le gouvernement en cette période exceptionnelle. Nos experts en gestion des paies et conseil en droit social font le point dans cet articles sur ces mesures.  
 
Terminologie : Indemnité et allocation 
Dans le cadre du régime unique d’activité partielle, sont utilisés les 2 termes suivants :
1. « L’indemnité » désigne la somme versée par l’employeur au salarié placé en activité partielle
2. Le mot « allocation » désigne de son côté, la somme que perçoit l’employeur de la part de l’État en compensation.
 
Les apprentis et contrats de professionnalisation 
Ils peuvent bénéficier du régime de l’activité partielle. Toutefois, le taux horaire de l'allocation d'activité partielle est plafonné à leur rémunération horaire brute afin qu'ils ne soient pas mieux rémunérés pendant cette période d'inactivité (art. R.5122-18 al.3 du Code du travail).
 
Les salariés détachés et expatriés 
Les salariés possédant un contrat de travail de droit français travaillant sur des sites localisés dans des pays tiers ne peuvent pas être indemnisés au titre du chômage partiel (en l’état actuel de la règlementation qui pourrait peut-être évoluer à ce sujet compte tenu de l’étendue de la pandémie, donc aucune certitude à ce sujet).
 
Les VRP multicartes sont exclus du système du chômage partiel.
Les VRP exclusifs peuvent être indemnisés, à condition d’être mis en chômage partiel par journées entières.
 
Les stagiaires
Ils sont exclus du système du chômage partiel. Il n’y aura donc pas de gratification à verser pour les heures non travaillées. Il est conseillé de se rapprocher de l’école afin de demander la suspension ou le report de la date de fin du stage afin que le stagiaire puisse avoir ses heures de formation effectives.
 
Les salariés sous convention forfait annuel 
Les salariés en forfait annuel en heures ou en jours sont exclus du champ de l'activité partielle, sauf en cas de fermeture de tout ou partie de l'établissement (en résumé, ils ne sont pas indemnisés en cas de simple réduction de l'horaire de travail mais il semblerait que le projet de décret prévoit de lever cette restriction.).
Cette fermeture doit être d'une durée minimum d'une demi-journée.
Pour calculer leur nombre d'heures indemnisables, il faut retenir la durée légale de travail correspondant aux jours de fermeture de l'entreprise (sachant qu'une journée entière de fermeture équivaut à 7 heures et une demi-journée à 3 heurs 30).
La fermeture s'entend comme l'arrêt total d'activité d'un établissement ou d'une partie d'établissement, d'une unité de production, d'un service, d'un atelier ou d'une équipe chargée de la réalisation d'un projet, notamment en matière de prestations intellectuelles.
 
Question possible : La durée collective de travail de mon entreprise est supérieure à 35h, comment traiter les heures supplémentaires chômées ?
Certaines entreprises appliquent un horaire collectif de travail supérieur à 35 heures. Dans cette hypothèse, les heures supplémentaires perdues du fait de l'activité partielle ne sont pas indemnisées : cela veut dire qu'elles n'ouvrent pas droit à l'allocation d'activité partielle versée par l'Etat. Par ailleurs, l'employeur n'est pas légalement tenu de les payer. (Article R.5122-11 du Code du travail)
 
Exemple : Prenons une entreprise dont la durée collective de travail est de 39 heures par semaine.
Le salarié a travaillé 20 heures suite à une mise en activité partielle.
Heures indemnisables = durée légale - durée réalisée soit 35-20 = 15 heures indemnisables (et non 19 heures).
Les heures perdues entre la 36ème et la 39ème heure n'ouvrent droit à aucune compensation (ni de l'état, ni de l'employeur). Elles ne seront donc pas rémunérées. Ces règles s'appliquent également aux salariés soumis à une convention de forfait hebdomadaire ou mensuel prévoyant un nombre d'heures supérieur à la durée légale.
 
Exemple : Salarié en forfait mensuel de 169 h.
Au cours du mois d'octobre, il ne travaille que 130 heures.
Heures indemnisables = 151,67 - 130 = 21,67 heures.
Les 17,33 heures (169 - 151,67) perdues au-dessus de la durée légale mensuelle sont considérées comme chômées mais n'ouvrent pas droit au versement de l'allocation d'activité partielle, ni à une rémunération par l'employeur.
Toutefois, le Code du travail précise que « les heures supplémentaires peuvent être payées au salaire initialement convenu si l’employeur s’engage expressément à maintenir la rémunération en cas d’activité partielle », par le biais d’un accord d’entreprise ou d’une disposition conventionnelle notamment.
Mais attention si l’employeur indemnise volontairement les heures supplémentaires, en tout état de cause, il ne percevra pas de remboursement par l’Etat.
 
Pour les salariés soumis à un système de modulation
En cas de modulation, le nombre d'heures indemnisées correspond aux heures perdues en deçà de la durée de travail programmée, dans la limite de la durée légale du travail.
 
Exemple : Planning de modulation prévoyant 28 heures de travail la semaine 1 (période basse) et 43 heures la semaine 2 (période haute).
Le salarié travaille 20 heures sur chacune de ces deux semaines.
Heures indemnisées : semaine 1 = 28-20= 8 heures et semaine 2 = 35-20 = 15 heures, soit 23 heures indemnisables au total.
Pendant la période haute, les 8 heures chômées au-dessus de la durée légale n'ouvrent droit à aucune compensation.
A noter : Le remboursement versé par l'Etat à l'employeur peut intervenir soit en fin d'année, soit mensuellement en cas de modulation.
 
Pour les salariés soumis à un régime d’équivalence
Dans ce cas, l’employeur déduit de la durée légale le nombre d’heures rémunérées sur la période de référence.
Un salarié qui travaille 9 heures par semaine mais est rémunéré sur une base fixée à 35 heures. Si au cours de la semaine en activité partielle il travaille 20 heures au lieu de 39 heures, alors seront indemnisables les 35-20 = 15 heures.
 
L’indemnisation versée par l'entreprise
Pour compenser la perte de salaire due à sa réduction d'activité, le salarié reçoit de son employeur une indemnité égale à 70% de sa rémunération horaire brute (article R.5122-18 du Code du travail) soit environ 84% du salaire net.
 
Attention : si le décret ne change pas ce niveau de complément obligatoire, les salariés vont de facto perdre du salaire net (le remboursement de 100% annoncé par l’Etat ne couvrant alors que le complément employeur légal mais déplafonné).
 
La rémunération à retenir est celle servant d'assiette au calcul de l'indemnité de congés payés (calculée selon la règle du maintien de salaire).
L'indemnité de congés payés ne peut pas être inférieure à la rémunération que le salarié aurait perçue s'il avait continué à travailler normalement pendant la période de ses congés. Cette rémunération est calculée à raison du salaire gagné pendant la période précédant les congés et de la durée du travail effectif de l'établissement (C. trav. art. L 3141-24, II).
Il convient de retenir le salaire du mois précédant les congés (par exemple, salaire du mois de juillet pour un salarié prenant des congés en août). Cette règle est appliquée strictement par la Cour de cassation : par exemple, pour des salariés partant en congés en août et dont les primes de rendement avaient été réduites en juillet du fait de nombreux arrêts de travail, celle-ci a refusé que soit prise en compte la rémunération du mois de juin (Cass. soc. 14-10-1982 n° 80-41.307).
 
Si le salarié est rémunéré à la fois par un salaire fixe et par un intéressement sur les ventes, il a droit à une indemnité de congés payés au moins égale à la rémunération totale (fixe et pourcentage sur le chiffre d'affaires) qu'il aurait reçue s'il avait travaillé (Cass. soc. 11-5-1988 n° 85-45.816 P).
Ainsi pour les commerciaux payés au brut + commission, il faut se baser aussi sur le salaire perçu en M-1.
Pour les salariés payés uniquement à la commission, ils sont d’ordinaire payés sur la base 1/10ème de la rémunération.
 
N’ayant pas de texte à appliquer dans le cas de l’activité partielle, il serait logique d’appliquer le même mode de calcul que pour les salariés payés en brut + variable, et ainsi calculer le maintien à partir de la commission versée en M-1, mais certains pratiquent tout de même une moyenne de salaire (l’Etat rembourserait-il alors cette base?.. rien n’est moins sûr). Nous attendons plus de précisions sur cette question des salariés n’ayant pas de rémunération fixe et avons demandé l’avis d’un avocat spécialisé en droit social en attendant avec impatience la sortie du décret.
 
Par conséquent, les primes et autres éléments de salaire entrant dans la base de calcul de l'indemnité de congés payés doivent être pris en compte (majorations pour travail de nuit, commissions ou primes sur objectifs individuels par exemple ...).
 
La circulaire du 12 juillet 2013 fixe la liste des éléments à intégrer dans le calcul de l’indemnité partielle.
Il s’agit :
  • du salaire brut avant déduction des charges sociales
  • des majorations pour travail supplémentaire
  • des avantages en nature dont le travailleur ne continuerait pas à jouir pendant la durée de son congé
  • des pourboires
  • des primes et indemnités versées en complément du salaire, si elles sont versées en complément du travail et si elles ne rémunèrent pas déjà la période des congés (primes annuelles assises uniquement sur le salaire des périodes de travail, exclusion faite de la période des congés payés, primes compensant une servitude de l’emploi, primes liées à la qualité du travail).
 
En revanche, ne doivent en principe pas être intégrés dans l’assiette de calcul de l’indemnité (liste non exhaustive) : 
  • le treizième mois
  • la prime de vacances
  • les primes d’assiduité et de rendement semestrielles
  • une prime d’ancienneté ou d’assiduité versées pour l’année entière
  • une prime d’efficacité semestrielle
  • des primes d’intéressement
  • le pourcentage annuel sur le chiffre d’affaires alloué en fin d’exercice en fonction d’une production globale.
Régime social des indemnités de chômage partiel payées par l’employeur
L'indemnité d'activité partielle constitue un revenu de remplacement versé sans contrepartie d'un travail. Il ne s'agit donc pas d'une rémunération ou d'un gain au sens de l'article L. 242-1 du code de la sécurité sociale.
  • Exonération de forfait social sur les salaires
  • Exonération de cotisations de sécurité sociale et des cotisations assimilées (articles L. 5122-4, et L. 5422-10 du code du travail).
  • Imposable au titre de l'impôt sur le revenu.
  • Assujettie à la CSG au taux de 6,2 % et à la CRDS au taux de 0,5 %.  

MODIFICATIONS PREVUES DANS LE PROJET DE DECRET A VENIR
  • L’allocation d’activité partielle n’est plus un forfait, elle correspond au montant versé par l’employeur au salarié en situation d’activité partielle qui doit verser 84% du salaire net. Le taux horaire de l’allocation versée à l’employeur est limité à 4,5 fois le SMIC et ne peut être inférieur à 8,03 € (SMIC horaire net)
  • Simplification de la procédure pour les entreprises avec plusieurs établissements
  • L’avis du CSE n’est plus obligatoirement donné au moment de la demande d’activité partielle (la date de la consultation suffit, avec envoi ultérieur de l’avis). Au moment de la demande d’allocation, l’employeur qui n’a pas eu le temps de recueillir l’avis du CSE peut préciser la date de la consultation. Il aura deux mois pour envoyer l’avis.
  • L’employeur a 30 jours pour déposer la demande d’allocation avec effet rétroactif
  • Le délai de réponse de l’administration est abaissé à 48 h (contre 15 jours). L'absence de décision dans un délai de 48 h vaut acceptation implicite
  • La durée maximum de l’autorisation de l’administration est de 12 mois (contre 6)
  • Les salariés en forfait-jours et heures peuvent bénéficier du dispositif
  • Une aide de 1 500 € pour les plus petites entreprises, les indépendants et les microentreprises des secteurs les plus touchés grâce au fonds de solidarité.
Le 16 mars 2020, Muriel Pénicaud a annoncé la mise en œuvre d’un système similaire au chômage partiel pour les personnes employées à domicile (assistantes maternelles, femmes de ménages, etc.) qui ne peuvent pas travailler à cause du coronavirus. Elles recevront 80% de leur salaire. « C’est l’employeur qui fait l’avance et on leur remboursera à travers le Cesu (chèque emploi service universel, Ndlr) », a expliqué la ministre du Travail sur BFMTV.

Rappel des points sur la gestion des CP et RTT
L’employeur ne peut pas fermer l’entreprise et mettre tout le monde en congés payés :
demander à tous les salariés de prendre leurs congés en même temps reviendrait à fermer l'entreprise, ce qui n'est envisageable que moyennant un délai de prévenance de 2 mois.

L’employeur ne peut imposer aux salariés la prise des congés payés non encore posés : la période de prise de congés et l'ordre des départs en congés sont fixés par accord collectif d'entreprise ou d'établissement, à défaut par convention ou accord de branche, ou, en l'absence de dispositions conventionnelles sur ce point, par l'employeur après avis du CSE (si l'entreprise en est dotée).
 
Les dates de congés doivent être communiquées aux salariés au moins 1 mois avant leur date de départ prévue (C. trav., art. D. 3141-6).
  • L’employeur ne peut pas imposer aux salariés de prendre leur CP non posés sans respecter le délai d’un mois.
  • On peut toujours se mettre d’accord avec les salariés pour fixer des congés sans aucun délai. Faire signer au salarié une demande de congé est préconisé.
En revanche l’employeur peut avancer les CP déjà posés : les CP déjà posés doivent être pris et le salarié ne peut pas demander à être placé en chômage partiel. Si les CP ont déjà été posés (par exemple à partir du 23 mars), l'employeur peut modifier les dates de départ, sans respecter le délai d’un mois. La situation actuelle pouvant être considérée comme exceptionnelle, ce délai peut être réduit. Rien ne dit toutefois jusqu'à quel point. Tout juste peut-on préciser que, dans une telle hypothèse, cette modification ne doit pas intervenir trop tardivement, c'est à dire la veille, voire le jour même du départ.
 
Pour les RTT : C’est en fonction de la convention collective ou l’accord collectif en vigueur.
Si, dans l'accord qui les a mis en place, il est prévu qu'un certain nombre de ces RTT pourront être posés à la discrétion de l'employeur, celui-ci pourra alors user de cette faculté.
Si l’accord laisse le choix au salarié, il faudra alors le convaincre. Faire signer une demande de RTT.
 
Toutes nos équipes sont mobilisées pour vous accompagner du mieux que nous le pouvons durant cette période délicate et en particulier celles de notre service social et conseil en droit social qui pourront vous conseiller et vous éclairer sur ces différentes mesures. N'hésitez pas à les contacter par mail : info@groupesfc.fr.
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