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Cet article est paru dans le n°5 de L'EntrePreneur, l'actualité du chef d'entreprise

Entretiens et formations des salariés : des moments clés!

Par Julie Baranek, Co-Responsable Service Paie et Missions RH

Il n’est pas toujours évident de s’y retrouver dans la jungle des règlementations relatives aux salariés : lois, règlements, conventions collectives, accords d’entreprises, usages…
Une nouveauté ne doit toutefois pas vous échapper, car elle impose des rendez-vous obligatoires à ne pas manquer avec vos salariés !

 
Les deux entretiens obligatoires avec vos salariés
Tous les 2 ans : un entretien professionnel

Depuis le 7 mars 2016, quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devez réaliser un entretien professionnel avec l’ensemble de vos salariés.

Pour simplifier les pratiques dans l’entreprise, l’entretien professionnel remplace l’ensemble des entretiens existants prévus dans le code du travail :

  • L’entretien de seconde partie de carrière
  • Le bilan d’étape professionnel

En revanche il ne remplace pas "l'entretien d'évaluation des salariés soumis à un forfait-jours" qui reste une obligation annuelle et qui permet de faire le point sur la charge de travail, l'organisation du travail dans l'entreprise, l'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, ainsi que sur la rémunération.

Chaque salarié est informé lors de son embauche qu’il bénéficiera tous les deux ans d’un entretien professionnel. Il ne peut être refusé. Le refus de se rendre à son entretien professionnel est un manquement à l’exécution de son contrat de travail qui peut être sanctionné.

Chaque salarié ayant deux ans d’ancienneté, doit bénéficier de ce temps d’échange avec son employeur afin de faire le bilan sur son projet professionnel, et ainsi mettre en place des actions de formation et de professionnalisation.

Cet entretien doit également avoir lieu à l’issue de certaines longues absences. Vous devez donc le proposer systématiquement au salarié qui reprend son activité à l’issue d’un congé parental (à temps plein ou à temps partiel), d’un congé maternité, d’un congé sabbatique, d’un congé d’adoption, d’un congé de soutien familial, d’une période de mobilité volontaire sécurisée (entreprises de plus de 300 salariés), ou encore au salarié qui reprend après un arrêt longue maladie (plus de 6 mois).

L’entretien permet à chacun de se projeter dans l’avenir. Il rend le salarié acteur de sa carrière en l’aidant à construire son projet professionnel, en mettant en évidence les compétences qu’il a développées, et en lui donnant l’occasion de s’exprimer sur celles qu’il souhaite posséder.

Il peut permettre d’identifier des compétences extraprofessionnelles, ou des compétences non utilisées dans le cadre du poste, et ainsi faciliter l’évolution ou la mobilité du salarié sur d’autres postes de l’entreprise par exemple.

BENEFICES POUR LE SALARIE BENEFICES POUR L'ENTREPRISE
Etre écouté et se sentir reconnu      Faire le lien entre les projets et objectifs stratégiques de l'entreprise et les aspirations professionnelles des salariés
Etre informé sur l'entreprise (évolution prévisible en matière d'emploi et de stratégie) Définir les besoins en formation, préparer le plan de formation
Pouvoir exprimer ses souhaits Optimiser l'employabilité des salariés et leur compétitivité
Clarifier son positionnement et son projet professionnel (motivations, compétences, évolution professionnelle, formation, qualification, mobilité) Développer l'image de l'entreprise et la qualité de vie au travail
Favoriser la réflexion sur les problématiques ressources humaines (pénibilité, santé , responsabilité sociétale)
Etre en conformité avec la législation

Tous les 6 ans : un bilan professionnel

A compter de 2020, cet entretien devra inclure, pour les salariés ayant 6 ans d’ancienneté, un état des lieux récapitulatif de leur parcours professionnel.
Celui-ci permettra de s’assurer que le salarié a, au cours de ces 6 années précédentes :

  • Bénéficié de ses entretiens professionnels
  • Suivi au moins une action de formation
  • Acquis un des éléments de certification professionnelle (diplôme, titre professionnel...) par la formation ou par une validation des acquis de l'expérience (VAE)
  • Profité d'une progression salariale ou professionnelle.
Un troisième entretien non obligatoire mais important

Il ne faut pas confondre l’«entretien professionnel » avec l’« entretien annuel d’évaluation ».
Celui-ci n’est certes pas obligatoire, mais permet d’évaluer le travail de votre salarié, et de faire le point sur ses aptitudes professionnelles : résultats de l’année passée et objectifs de l’année à venir.

Il faut créer des occasions d’échanges avec vos salariés. Même si vous faites des points réguliers sur le niveau d’activité, il est important de prendre du recul régulièrement et d’analyser ce qui fonctionne bien et ce qui peut être amélioré, tout en laissant la parole au salarié.

Les enjeux et clés de la réussite des entretiens

Les enjeux pour votre entreprise sont multiples : fidélisation, implication, présence, efficacité,  motivation, productivité...
Pour que vos salariés s’impliquent et soient force de proposition, il faut qu’ils sentent que vous attachez de l’importance à ces rendez-vous, que vous en tirerez des conséquences concrètes, tant au niveau de l’entreprise, qu’au niveau individuel pour chacun.

La façon de mener l’entretien dépend notamment de la culture de l’entreprise, de son secteur d’activité, de l’habitude ou non de mener ce genre de rendez-vous. Il ne faut parfois pas être trop formel, pour que le salarié se sente à l’aise.

Vous ne devez pas négliger la communication autour de leur mise en place (notez qu’il faut consulter le Comité d’entreprise si vous en avez un).

Les facteurs clés de la réussite de ces entretiens sont la préparation et la formation des managers.
La préparation des entretiens passe par la mise à disposition d’un kit entretien, d’aménagement de plages horaires, et la prise de connaissance du parcours du salarié.

Former les personnes qui conduiront ces entretiens est fondamental.
Les personnes qui mèneront les entretiens peuvent être, selon la taille de l’entreprise : le manager de proximité, le chef d’entreprise (qu’il soit le hiérarchique direct ou le « n+2 »), ou le Responsable des Ressources Humaines.
Pour qu'ils puissent mener à bien leur mission, il vous faut les conseiller, leur expliquer le fonctionnement du kit mis en place, les mettre en situation de gestion spécifique, leur fournir des réponses aux questions prévisibles.

Il faudra mettre en avant que le manager et le salarié auront un temps de réflexion et de préparation de quelques jours avant l’entretien, et disposeront de documents pour les aider à structurer leurs idées.
Le salarié pourra ainsi décrire les compétences qu’il a développées et les difficultés éventuelles qu’il rencontre, indiquer ses souhaits de formation et d’évolution. Le manager quant à lui pourra exposer ses attentes au regard des axes stratégiques de l’entreprise.
Ensemble, ils pourront construire un parcours professionnel pour le salarié. Le salarié restera libre de ne pas souhaiter évoluer, mais l’employeur aura rempli son obligation en mettant tout en œuvre pour l’informer sur ses possibilités d’évolution.
Un compte-rendu écrit sera rédigé à l’issue des entretiens et signé par le salarié et le manager, chacun en conservant un exemplaire.

Comment réussir en 6 étapes ?

  1. Mise en place de l'entretien professionnel et du bilan professionnel
    • Construction des documents d'entretiens adaptés à l'entreprise
    • Formation des managers à la conduite des entretiens
    • Rappel des axes stratégiques de l'entreprise aux managers
  2. Communication en interne
    • Collective à tous les salariés sur la mise en place dees entretiens
    • Individuelle pour la convocation de chaque salarié à un entretien
  3. Temps de préparation avec les documents d'entretien (manager et salarié)
  4. Jour de l'entretien
  5. Formalisation et actions suite à l'entretien tous les 2 ans
    • Ecrit signé par le salarié et le manager
    • Application du plan d'action d'évolution professionnelle du salarié (formation, etc.)
  6. Bilan professionnel tous les 6 ans
 
La formation obligatoire de vos salariés : une opportunité

Vous l’avez compris, l’entretien professionnel est un temps d’échange entre salarié et employeur pour étudier les perspectives d’évolutions professionnelles du salarié, notamment en termes de qualifications et d’emploi.
Ces évolutions passent par la formation, quelle que soit la forme qu’elle prend (CIF, mobilisation du CPF, VAE etc.).

Chaque année vous réglez d’ailleurs une contribution annuelle au titre de la formation des salariés (qui dépend du nombre de salariés).
Sachez que vous pouvez demander à votre OPCA de bénéficier de financements pour les actions de formation que vous souhaitez mettre en place. Ne cotisez plus pour rien !

En outre, il existe une sanction en cas de non-respect de ces obligations dans les entreprises de 50 salariés et plus. En effet, si le salarié n'a pas bénéficié au cours des 6 dernières années des entretiens professionnels et d'au moins deux des trois actions prévues (action de formation, certification ou VAE, progression salariale ou professionnelle), son compte personnel de formation (CPF) est crédité à hauteur de :

  • 100 heures s'il travaille à temps plein (soit une contribution de 3000 € à verser par l’employeur à l’OPCA dont il dépend, l’heure étant fixée à 30€)
  • ou 130 heures s'il travaille à temps partiel (contribution de 3900 €).

Cela peut représenter des sommes conséquentes en fonction du nombre de salariés concernés…
Attention, bien qu’aucune sanction spécifique ne soit prévue pour les entreprises de moins de 50 salariés, le non-respect de ces obligations pourrait être sanctionné par les tribunaux en cas de litige prud’homal.

Au-delà de leur caractère obligatoire, il faut retenir que ces entretiens et ces formations sont une opportunité pour faire évoluer vos salariés et votre entreprise.

Si vous souhaitez être accompagné pour mettre en place ces outils dans votre entreprise, ou simplement vérifier que vous êtes à jour de vos obligations en ressources humaines, n’hésitez pas à contacter notre spécialiste, Julie BARANEK j.baranek@groupesfc.fr, 04.78.17.17.10.

 

 

 

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