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Expertise comptable - Audit - Conseil - Juridique - Social - International

Cet article est paru en novembre 2019, dans le n°13 de l'EntrePreneur, l'actualité du chef d'entreprise.

Vos factures sont-elles conformes?

Les mentions à porter obligatoirement sur les factures, émises par les assujettis à la TVA, sont nombreuses et les sanctions peuvent devenir très lourdes.
À compter du 1er octobre 2019, deux nouvelles mentions obligatoires sur les factures sont exigées. Les sanctions prévues en cas de non-respect de ces obligations sont depuis plus lourdes.
 
La facturation est-elle obligatoire ?
Une obligation entre professionnels 
 
La facture est obligatoire pour tout achat de produits ou toute prestation de services réalisée pour une activité professionnelle.
Le vendeur est tenu de livrer une facture dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services. L'acheteur doit la réclamer.
La facture doit être rédigée en double exemplaire, l'un pour l'acheteur, l'autre pour le vendeur.
Sont donc exclues les opérations effectuées par des professionnels pour leurs besoins privés, ainsi que les ventes au détail et les prestations de services faites ou fournies à des particuliers.
 
Opérations effectuées avec les particuliers 
  • L'obligation fiscale de facturation ne concerne pas les assujettis à la TVA qui livrent des biens ou rendent des services à des particuliers. 
    Toutefois, il doit y avoir facturation au titre des acomptes perçus et de la livraison elle-même, quelle que soit la qualité du client pour certaines opérations.
    Par ailleurs, les prestataires de service doivent délivrer une note pour toute prestation comportant l'exécution de travaux immobiliers, assortie ou non de vente, fournie à des particuliers.
  • Au regard du droit commercial, toute prestation de services effectuée pour un particulier doit faire l'objet d'une note lorsque le prix est égal ou supérieur à 25 € TTC.
    Cette note doit être établie en double exemplaire (original pour le client et double conservé pendant 2 ans). 
Quelle est la périodicité de la facturation ?
En quoi consiste le principe de facturation immédiate ?
 
La facture doit être délivrée dès la réalisation de la vente (c'est-à-dire, en principe, au plus tard à la livraison de la marchandise) ou dès la prestation du service.
En cas d'exécution fractionnée d'une prestation (location de véhicule par exemple), la facture doit être établie à chaque échéance normale de paiement.
 
Est-il possible de différer le réglement d'une facture? 
  • Un différé de 15 jours à un mois est admis par l'administration fiscale s'il est justifié par les nécessités de la gestion administrative de l'entreprise.
  • Toutefois, depuis 2013, s'agissant des opérations intracommunautaires, la facture doit être établie au plus tard le 15 du mois qui suit celui au cours duquel s'est produit le fait générateur pour certaines opérations.
Qu'appelle-t-on factures périodiques ou récapitulatives ?
Depuis 2013, la facture récapitulative peut être établie de manière périodique pour certaines opérations.
 
Comment gérer la facturation des acomptes ?
Une facture doit être délivrée pour les versements d'acomptes. 
Pour autant la rédaction de la facture doit respecter certaines conditions exigées par la loi afin d'être valable.

Quelles sont les mentions obligatoires de la facture relatives aux parties ? 
  Doivent être mentionnées :
  • l’identité complète du vendeur ou du prestataire :
    • Nom de l’entrepreneur
    • Dénomination sociale suivie du n° SIREN et du code NAF
    • Numéro RCS (suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation) ou numéro RM
    • Adresse du siège social (et non de l’établissement)
    • Si l’entreprise est une société, mention de la forme juridique et montant du capital social).
  • L’identité complète du client (nom et adresse)
    Nouveautés 2019 :
    L’adresse de facturation de l’acheteur et du vendeur si celle-ci est différente de leur adresse
    Le numéro de bon de commande s’il a été préalablement établi par l’acheteur.
  • L’adresse de livraison (pouvant être différente de celle de l’acheteur)
  • Le numéro de la facture (numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture)
  • La date de délivrance ou d’émission de la facture
  • La date de réalisation de la vente, de la prestation de services ou du versement de l’acompte lorsque cette date est différente de la date de délivrance ou d’émission de la facture
  • Le numéro individuel d’identification à la TVA (sauf pour les opérations inférieures à 150 €) du vendeur ou du prestataire pour les opérations réalisées en France, intracommunautaires ou encore à l’exportation (la mention du numéro de TVA du client reste facultative pour les opérations réalisées en France)
  • Pour chacun des biens livrés ou services rendus : la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxe, le taux de TVA applicable ou le bénéfice d’une exonération
  • Les majorations éventuelles de prix (frais de transport, d’emballages…)
  • Le montant de la taxe à payer et, par taux d’imposition, le total hors taxe et la taxe correspondante
  • Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l’opération et directement liés à cette opération
  • La référence aux dispositions fiscales particulières en matière de TVA (taxation sur la marge, exonération, régime d’autoliquidation)
  • La somme totale à payer (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
  • La date de règlement fixée, les conditions d’escompte et le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement mentionnée sur la facture (3 fois le taux d’intérêt légal au minimum)
  • L’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvre¬ment en cas de retard de paiement (à préciser égale¬ment dans les conditions générales de vente)
  • Si le vendeur ou prestataire est membre d’un CGA ou d’une AGA, la mention : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté, »
  • Si le vendeur est un artisan soumis à une obligation d’assurance professionnelle (ex : garantie décennale), les références du contrat, les coordonnées de l’assureur et du garant, la couverture géographique du contrat et de la garantie.
Quelles sont les autres mentions obligatoires de la facture ?
Les mentions spéciales oblibatoires spécifiques à certaines opérations : 
 
Les bénéficiaires de la franchise en TVA
La mention « TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts » (la facture ne doit pas comporter d’indication de taux ou de montant de TVA).
 
Les livraisons intracommunautaires de biens
Dès lors que les conditions d’exonération d’une livraison intracommunautaire de biens sont réunis, doivent être indiqués sur la facture :
  • Les numéros de TVA intracommunautaire du vendeur et de l’acquéreur
  • La mention « Exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI » (la facture ne doit pas comporter d’indication de taux ou de montant de TVA).
Livraisons intracommunautaires portant sur des moyens de transport neufs
Lorsque la livraison intracommunautaire d’un moyen de transport neuf est exonérée de TVA (article 298 sexies II du CGI), la facture doit nécessairement indiquer :
  • Les caractéristiques de ce moyen de transport (Etat membre de destination du véhicule, la nature de ce véhicule, le genre, la marque, le type et le numéro dans la série du type, la cylindrée ou la puissance fiscale, le cas échéant le numéro d’immatriculation et la date de première mise en circulation, la date de livraison et la distance parcourue au jour de cette livraison)
  • Le prix de vente hors taxes
  • La mention « Exonération de TVA, article 298 sexies du CGI ».
Quelles sont les sanctions de l'absence de facture ou de mention ?
  • Des sanctions pénales 
FACTURATION INCOMPLETE 
Le défaut de facturation, comme l'omission d'une des mentions, constitue un délit sanctionné par une amende de 75 000 €. Les juges peuvent réduire le montant de l'amende, mais ils peuvent aussi l'augmenter en le portant à 50 % de la somme facturée ou de celle qui aurait dû l'être.
Le tribunal peut, en outre, ordonner que la condamnation soit affichée ou publiée.
En cas de récidive dans un délai de 2 ans, le maximum de la peine encourue est doublé.
 
VENDEURS ET ACHETEURS SONT CONDAMNABLES 
Le vendeur doit délivrer une facture conforme.
De son côté, l'acheteur a non seulement l'obligation de réclamer la facture, mais également celle de veiller à ce qu'elle comporte les mentions obligatoires.
En conséquence, le vendeur et l'acheteur peuvent tous deux être poursuivis.
 
RESPONSABILITE DE LA PERSONNE MORALE 
Lorsque l'acheteur et/ou le vendeur sont des personnes morales, la responsabilité pèse sur leurs dirigeants. 
Les juges peuvent condamner solidairement les personnes morales au paiement des amendes prononcées contre leurs dirigeants, notamment dans les deux cas suivants :
  • omission d'une des mentions imposées 
  • entrave à l'administration.
De plus, les tribunaux peuvent déclarer pénalement responsables les sociétés en cas de non-respect des règles relatives à la facturation.
La personne morale est alors passible :
  • d'une amende qui peut être cinq fois plus élevée que celle prévue pour la personne physique poursuivie 
  • de la peine d'exclusion des marchés publics pour cinq ans au plus
En outre, la récidive de la personne morale dans les deux ans entraîne une peine d'amende maximale égale à dix fois celle applicable aux personnes physiques pour cette infraction.
Enfin, les personnes morales peuvent également faire personnellement l'objet de poursuites pénales lorsque les infractions ont été commises, pour leur compte, par l'un de leurs organes ou représentants
  • Des sanctions fiscales 
REMISE EN CAUSE DU DROIT A DEDUCTION DU CLIENT 
La facture permet de justifier le droit à déduction de la TVA qui y figure. Elle doit donc être établie conformément aux prescriptions du CGI et doit, par ailleurs, être un original.
Enfin, la facture doit exister au moment où le client opère sa déduction, ce dernier devant l'avoir en sa possession.
Si l'une de ces conditions n'est pas remplie, la déduction de la TVA est susceptible d'être remise en cause. 
 
OMISSION OU INEXACTITUDE DANS LES FACTURES 
Chaque omission ou inexactitude constatée dans une facture peut donner lieu à l'application d'une amende de 15 €. Toutefois, l'amende due au titre de chaque facture ne peut excéder le quart du montant qui y est (ou aurait dû y être) mentionné.
 
VENTE SANS FACTURE : SANCTION POUR LE VENDEUR ET POUR L'ACHETEUR 
  • Si une entreprise omet d'établir une facture, elle risque une amende fiscale de 50 % du montant de la transaction. Le client est solidairement tenu au paiement de cette amende. Toutefois, si le fournisseur apporte, dans les 30 jours de la mise en demeure adressée par l'administration fiscale, la preuve que l'opération a été régulièrement comptabilisée, il encourt une amende réduite à 5 % du montant de la transaction.
  • Tout achat pour lequel il n'est pas présenté de facture régulière et conforme à la nature, à la quantité et à la valeur des marchandises cédées est réputé avoir été effectué en fraude de TVA, quelle que soit la qualité du vendeur au regard de cette taxe. En pareil cas, l'acheteur est, soit personnellement, soit solidairement avec le vendeur si celui-ci est connu, tenu de payer lesdites taxes sur le montant de cet achat, ainsi que la pénalité exigible.
Au-delà de la validité de fond et de forme de la facture, il est primordial de se poser la question de la piste d’audit fiable.
En quoi consiste la piste d'audit fiable et pourquoi la mettre en place ?
La piste d’audit fiable et les contrôles documentés et permanents qui la composent permettent à l’administration fiscale de vérifier le cycle de vie d’une transaction, du début jusqu’à la fin de l’opération. L’objectif pour l’Administration fiscale est de s’assurer qu’aucune fraude n’a été commise et que les transactions ont été réalisées, conformément à la réglementation en vigueur.
Les conditions communes à tous formats de facture doivent être respectés : authenticité de l’origine de la facture, intégrité du contenu et lisibilité de la facture.
 
 Le principal enjeu est la déductibilité de la TVA.
 
Vous avez des questions ?
Les équipes d'ADDENS, notre département spécialisé en conformité financière, gestion des risques et contrôle interne ainsi que dans l'organisation des process administratifs, se tiennent à votre disposition. N'hésitez pas à prendre contact avec elles par téléphone au 04 78 17 17 17 ou par mail : j.pevergne@addens.fr.
 
 
Ecrit par Sandra Beugras, Directrice Expertise-Comptable, cet article est paru dans le n°13 de l'EntrePreneur, l'actualité du chef d'entreprise.
 
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