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Cet article a été publié dans le n°33 du Flash Social, webzine mensuel à destination des chefs d'entreprise qui souhaitent rester informés et au fait de l'actualité en matière de droit social et de gestion des ressources humaines. Des infos, des astuces et des conseils chaque mois dans votre boîte mail.

PEPA 2020 : les précisions de l’administration

Créée en 2019 en réponse à la contestation de la rue contre la baisse du pouvoir d'achat, la prime exceptionnelle de pouvoir d'achat, plus connue sous le vocable de Prime Macron, a été reconduite en 2020. Mais pas à l'identique. Une instruction de la Direction de la sécurité sociale du 15 janvier 2020, diffusée le 12 février, apporte des précisions sur les principales interrogations relatives aux conditions d'attribution et de versement de cette prime.

Plusieurs conditions et précisions distinguent la prime Macron 2020 de son millésime 2019, parmi lesquelles la nécessité de disposer préalablement d'un accord d'intéressement, une fenêtre de versement de la prime plus grande, un traitement égal des deux modalités de versement ou bien encore des conditions d'éligibilité de l'exonération ne se vérifiant plus sur l'année civile précédente, mais sur les 12 mois précédant le versement de la prime.

Ces différences n'ont pas manqué de soulever de nombreux problèmes pratiques que la Direction de la sécurité sociale tente d'élucider dans cette instruction, sous forme de questions-réponses.

De nombreuses réponses sont reprises de l'instruction interministérielle du 6 février 2019 relative à la prime Macron 2019 ; il y a également de nouvelles précisions. Cette instruction a le mérite de répondre aux principales interrogations formulées par les entreprises, mais peut-être pas à toutes. Les Urssaf sont invitéés à remonter toutes les questions laissées sans réponse. 

Quels sont les employeurs concernés ?

Le dispositif est ouvert :

  • aux employeurs de droit privé (les associations et fondations comprises mais avec quelques adaptations pour certaines d'entre elles - voir ci-après)
  • aux EPIC et aux EPA employant du personnel privé (car ces EPA peuvent instituer un intéressement collectif des salariés - QR n° 2.1) : précision importante, dès lors qu'un accord d'intéressement est mis en œuvre, l'ensemble des personnels de l'établissement est éligible quel que soit leur statut (salarié, contractuel de droit public ou privé, fonctionnaire...) (QR n° 1.4)
  • les établissements et services d'aide par le travail (ESAT)

La DSS confirme le champ d'application territorial de la prime : l'exonération est applicable en métropole, en Guadeloupe, en Martinique, en Guyane, à La Réunion, à Saint-Barthélemy, à Saint-Martin ainsi qu'à Mayotte et à Saint-Pierre-et-Miquelon (pour ces deux derniers territoires, les cotisations exonérées s'entendent des cotisations locales) (QR n° 1.10). Elle n'est pas applicable en Polynésie française, en Nouvelle-Calédonie et à Wallis-et-Futuna.

Quels sont les salariés éligibles ?

Ouvrent droit au bénéfice de la prime exceptionnelle de pouvoir d'achat 2020 :

Les mandataires sociaux non-titulaires d'un contrat de travail peuvent bénéficier de la prime mais elle n'ouvre pas droit à l'exonération prévue par la loi

  • les salariés titulaires d'un contrat de travail à la date de versement de la prime : la DSS confirme que le bénéfice de la prime est ouvert aux apprentis et aux mandataires sociaux cumulant mandat social et contrat de travail  (QR n° 1.7 et 1.8)
  • les agents publics relevant d'un établissement public à la date de versement de la prime
  • les fonctionnaires et salariés de droit public employés par des employeurs de droit privé (QR n° 1.3)
  • les travailleurs handicapés bénéficiaires d'un contrat de soutien et d'aide à l'emploi à la date de versement de la prime et relevant des ESAT
  • les intérimaires en mission : l'entreprise utilisatrice (EU) qui attribue cette prime doit en informer l'entreprise de travail temporaire (ETT) dont relèvent les intérimaires, qui se charge de son versement

Pour cette dernière catégorie de bénéficiaires, la DSS apporte d'utiles précisions (QR n° 1.9) :  

  • le bénéfice de la prime pour ces intérimaires n'est plus laissé à la discrétion des entreprises utilisatrices, comme c'était le cas en 2019 : si la rédaction maladroite de la disposition légale reconduisant la prime (article 7 de la LFSS 2020) pouvait laisser planer un doute à ce sujet, ce doute est levé et les entreprises utilisatrices devront en tenir compte dans leurs projections financières.
  • les informations que l'entreprise utilisatrice doit communiquer à l'ETT pour que cette dernière puisse effectuer son paiement sont les suivantes : la décision unilatérale ou l'accord négocié, l'identité des salariés intérimaires concernés, le montant de la prime pour chacun d'eux et la date de versement de la prime pour les salariés permanents (entendu comme la date figurant au bloc S21.G00.50.001 de la DSN).
  • la condition de présence au moment du versement s'apprécie bien au niveau de l'entreprise utilisatrice avec un tempérament : la prime peut être versée de manière décalée par l'ETT par rapport à l'entreprise utilisatrice, et ce même après le 30 juin 2020 (mais la prime doit tout de même être versée courant 2020 pour bénéficier de l'exonération).

A l'instar des règles applicables en 2019, l'ETT n'est pas tenue de verser cette prime à ses salariés intérimaires en mission dans d'autres entreprises utilisatrices. Elle peut aussi décider de la verser à l'ensemble de son personnel (permanents et intérimaires), dans les mêmes conditions que les autres entreprises.

Si une prime est attribuée à un même salarié par plusieurs entreprises utilisatrices ou par une ou plusieurs entreprises utilisatrices et par l'ETT, chaque entreprise est considérée comme un employeur distinct pour l'appréciation des conditions d'attributions légales.

Existence préalable d'un accord d'intéressement

Les ESAT et toutes les associations et fondations reconnues d'intérêt général en sont dispensés

La DSS (Direction de la Sécurité Sociale) rappelle que les ESAT (Établissement et service d'aide par le travail) sont dispensés de la mise en œuvre préalable d'un accord d'intéressement, n'ayant pas la capacité juridique de conclure un tel accord.

Les fondations, associations reconnues d'utilité publique et les associations cultuelles et de bienfaisance autorisées à recevoir des dons ouvrant droit à réduction d'impôts (CGI, art. 200 1° A et 238 bis 1° b) ne sont pas non plus tenues à cette obligation. La DSS précise que, pour respecter l'intention du législateur, cette exemption concerne l'ensemble des associations et fondations reconnues d'intérêt général, celles visées aux articles 200 1° b et 238 bis 1° a du CGI comprises (donc celles ayant un caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel, etc.) (QR n° 2.2).

Quelques tempéraments pour les entreprises en cours de renégociation de l'accord d'intéressement

En principe, pour bénéficier de l'exonération, l'accord d'intéressement doit produire ses effets à la date de versement de la prime.

Concrètement, cette exigence signifie que l'accord doit avoir été conclu à cette date (date limite de versement : 30 juin 2020) mais que son dépôt peut être réalisé postérieurement au versement de la prime, sous réserve d'intervenir dans les délais prévus par la loi.

L'administration tempère un peu cette exigence : l'entreprise qui a engagé des négociations pour le renouvellement de son accord d'intéressement expiré avant fin 2019 peut faire bénéficier ses salariés de la prime Macron avant la conclusion du nouvel accord, sous réserve de le conclure et de le déposer dans les conditions et délais prévus par la loi (QR n° 2.3). En d'autres termes, dans un tel cas, l'entreprise doit verser la prime avant le 1er juillet 2020 mais peut conclure et déposer l'accord d'intéressement après le 30 juin 2020. Les primes bénéficieront de l'exonération sous réserve bien sûr, de porter sur 2020 et que l'accord d'intéressement soit déposé dans les délais légaux.

Le cas particulier des entreprises à exercice décalé est traité

Si la conclusion d'un accord d'intéressement relatif à 2020 est une condition sine qua non du bénéfice de l'exonération, la DSS tient tout de même compte des entreprises dont l'exercice fiscal ne coïncide pas avec l'année civile (exercice décalé).

Certaines de ces entreprises qui concluent un accord d’intéressement en 2020 ne remplissent pas toutes les conditions requises pour bénéficier du dispositif "Prime Macron", leur accord ne couvrant pas la période de versement de la prime (28 décembre 2019 au 30 juin 2020).

Exemple : une entreprise ayant un exercice fiscal courant du 1er juillet N au 30 juin N + 1 met en place un accord d'intéressement qui court à compter du 1er juillet 2020. En principe, elle ne peut bénéficier de l'exonération puisque son accord ne couvre pas la période de versement de la prime. 

Ces entreprises pourront bénéficier de l'exonération si elles ont conclu un accord d'intéressement à la date de versement de la prime (date limite : 30 juin 2020) même si sa date d'application est différée. Une seule condition : l'accord doit être applicable en 2020 (QR n° 2.4).

De sérieuses garanties accordées pour ceux qui ne "joueraient pas totalement le jeu"...

A l'annonce d'une reconduction du dispositif conditionnée par l'existence préalable d'un accord d'intéressement, de nombreuses entreprises ont renoncé au versement de la prime, jugeant cette nouvelle condition bien trop contraignante, juridiquement et financièrement.

La DSS apporte deux importantes précisions susceptibles de lever certaines résistances : 

  • le versement effectif d'une prime d'intéressement n'est pas une condition pour pouvoir attribuer une prime Macron, un dispositif d'intéressement étant par nature aléatoire (QR n° 2.5) : une évidence qui n'a pas échappé à certains employeurs ayant opté pour une formule de calcul de l'intéressement sur la base d'objectifs irréalisables (conduisant, de fait, à une prime globale d'intéressement nulle).
  • la remise en cause, a posteriori, de l'accord d'intéressement (dans le cadre du contrôle de légalité ou d'un contrôle Urssaf ultérieur) ne remet pas en cause l'exonération liée à la prime exceptionnelle de pouvoir d'achat (QR n° 2.6).

Les employeurs ayant un accord d'intéressement méconnaissant les dispositions légales (exemple : choix d'une formule limitant l'impact financier de l'intéressement mais contraire au caractère aléatoire du dispositif ne se verront pas privés de l'exonération liée à la prime Macron. Pour autant, ils ne seront pas à l'abri d'un redressement de l'Urssaf sur les primes d'intéressement, à moins de pouvoir arguer d'une absence d'observation de la Direccte dans les délais de quatre et six mois suivant le dépôt de l'accord, et encore...

Comment est déterminé le montant de la prime ?

Modulation de la prime : elle s'apprécie bien sur les 12 mois précédant le versement de la prime

La modulation du niveau de la prime entre bénéficiaires est permise, sous réserve d'utiliser les critères autorisés par la loi, à savoir :

  • la rémunération
  • le niveau de classification
  • et/ou la durée de présence effective pendant l'année écoulée ou la durée de travail prévue au contrat de travail

► Ces critères sont combinables (QR n° 3.4)

L'utilisation du terme "année écoulée" laissait certains employeurs perplexes. Faut-il comprendre l’année 2019 ou, à l’instar de la rémunération à retenir pour la détermination du plafond d’exonération, les 12 mois précédant le versement de la prime ? Le législateur n’avait pas précisé qu’il s’agissait de l’année civile écoulée et la seconde option semblait être la solution la plus logique. L'administration confirme cette position : les critères s'apprécient sur les 12 mois précédant le versement de la prime (QR n° 3.2).

A noter que le montant de la prime peut être modulé dans les mêmes conditions que celles prévues pour le calcul de la valeur du Smic pris en compte pour le calcul de la réduction Fillon, soit en proportion de la durée du travail et en retenant les mêmes règles de prise en compte des absences, sous réserve toutefois de ne pas réduire le montant à raison des congés de maternité, de paternité et d'accueil ou d'adoption de l'enfant, des congés d'éducation parentale, maladie de l'enfant et de présence parentale (QR n° 3.3).

Cette modulation ne doit pas aboutir, pour certains salariés, à une prime exceptionnelle égale à zéro, sauf si le salarié n'a pas été effectivement présent dans l'entreprise durant les 12 mois précédant le versement de la prime ou n'a perçu aucune rémunération au cours de cette même période (QR n° 3.7).

Moduler le montant de la prime Macron par établissement : c'est possible

Un employeur peut attribuer des montants de primes différents selon l'établissement dont relèvent les salariés, que ce soit dans le cas d'un accord conclu ou d'une DUE prise au niveau de l'entreprise ou de l'établissement (QR n° 3.5).

Non-substitution de la prime à un élément de rémunération

Pour bénéficier des exonérations sociales et fiscales, la prime exceptionnelle de pouvoir d'achat :

  • ne doit se substituer à aucun élément de rémunération versé par l'employeur ou qui devient obligatoire en vertu de la loi, d'une convention ou d'un accord collectif de travail de branche ou d'entreprise, d'un contrat de travail ou d'un usage.
  • et ne doit pas se substituer ou venir en diminution d'une augmentation de rémunération ou des primes prévues par accord salarial (de branche ou d'entreprise), le contrat de travail ou les usages en vigueur dans l'entreprise (primes habituelles telles que les primes de 13e mois, les primes de congés ou de vacances, les primes de Noël ou toute autre prime de ce genre).

Après avoir précisé que la prime Macron 2019 n'est pas prise en compte pour apprécier la notion d'usage (il en va de même pour le millésime 2020), l'administration apporte un tempérament s'agissant des primes de performance liées à l'évolution de l'activité de l'entreprise ou de certains salariés (ex. : bonus) et habituellement versées à quelque moment de l'année que ce soit. Même lorsque leur montant n'est pas déterminé à l'avance, ces primes sont soumises au principe de non-substitution. Mais, dans ce cas, la part de la prime Macron qui excède la moyenne, par salarié, du niveau des primes de performance versé au titre de l'année précédente (hors prime Macron 2019) peut être éligible à l'exonération dans la limite d'un montant global de 1 000 euros (QR n° 3.8).

La DSS indique aussi que verser la prime Macron sous forme de supplément d'intéressement est proscrit car contraire au principe de non-substitution évoqué plus haut (QR n° 3.10).

Quelles sont les modalités de mise en place de la prime ?

A l'instar du millésime 2019, la négociation de la prime Macron 2020 peut avoir lieu en même temps que les négociations annuelles obligatoires ou que les négociations portant sur l'accord d'intéressement.

Dans l'étude d'impact du projet de loi de financement de la sécurité sociale pour 2020, il était indiqué que la prime peut être négociée dans le cadre même d'un accord d'intéressement ou faire l'objet d'un accord spécifique conclu selon les mêmes modalités. Mais, à la lecture de l'article 7 de la loi, la possibilité de négocier cette prime dans l'accord d'intéressement n'est pas explicitement prévue. L'instruction ministérielle clarifie ce point : la prime peut être formalisée soit dans le cadre de l'accord d'intéressement soit dans celui d'un accord distinct (QR n° 4.1).

Autre précision : si l'accord de versement de la prime doit bien être déposé sur la plateforme de téléprocédure "Téléaccords", le dépôt de la DUE auprès de la Direccte n'est pas requis (QR n° 4.3).

En cas de recours à la DUE, l'employeur disposant d'un CSE doit informer cette instance de l'attribution de la prime avant son versement. L'administration précise que les employeurs de moins de 11 salariés doivent, eux, en informer les salariés par tout moyen (QR n° 4.4). 

► L'administration ne le précise pas mais il semble opportun d'informer préalablement les salariés de l'attribution de cette prime, CSE ou pas. 

Quelles sont les conditions d'exonération de la prime ?

Précisions sur les modalités de calcul du plafond d'exonération

La rémunération à retenir pour le plafond d'exonération de trois valeurs annuelles du Smic correspond à celle retenue pour l'assiette des cotisations et contributions sociales (article L.242-1 du code de la sécurité sociale), indemnités de fin de contrat de travail ou de fin de mission incluses.

La limite de trois Smic est calculée selon les mêmes modalités que celles retenues pour la réduction des cotisations d'allocations familiales et d'assurance maladie qui se réfèrent aux règles applicables pour la réduction Fillon (le Smic est donc proratisé en cas de temps partiel ou d'absences).

En principe, une prime versée à un salarié ayant perçu une rémunération égale ou supérieure au plafond d'exonération doit être totalement soumise à charges sociales et imposable. L'administration apporte un tempérament : à l'instar de la prime Macron 2019, lorsque le franchissement du plafond résulte du versement postérieur à la décision d'attribution de la prime d'éléments de rémunération dont le montant ne peut être pris en compte lors de la décision d'attribution, le plafond est considéré comme respecté (QR n° 6.2).

Conséquences du non-respect des conditions d'attribution : pas de mansuétude en cas d'absence d'accord d'intéressement

L'administration rappelle aussi les conséquences du non-respect des conditions d'attribution de la prime sur les exonérations (QR n° 7.1).

Le bénéfice des exonérations étant lié au respect de l'ensemble des conditions d'attributions (au premier rang desquelles l'on trouve l'existence préalable d'un accord d'intéressement), le non-respect d'une de ces conditions doit, en principe, entraîner la remise en cause de l'ensemble des exonérations. Ce sera le cas s'il est constaté une absence d'accord d'intéressement.

En revanche, la DSS prévoit une série de tempéraments en cas de non-respect d'une ou de plusieurs autres conditions d'attribution. Dans ce cas, les employeurs sont, dans un premier temps, invités à régulariser cette situation. A défaut de régularisation, le redressement est réduit à hauteur des cotisations et contributions dues sur les seules sommes faisant défaut ou excédant les limites prévues par la loi (tout comme les redressements sur le caractère collectif d'un régime de prévoyance complémentaire).

► Les sommes faisant défaut peuvent être calculées en fonction du montant moyen de la prime attribuée et du nombre de salariés omis ou, lorsque la modulation n'était pas autorisée, en fonction de l'écart entre le montant des primes réduites à tort et le montant des primes non modulées définies par l'employeur. Les sommes excédentaires correspondent notamment aux sommes exonérées versées à des salariés dont la rémunération excèderait le plafond défini par l'employeur ou attribuées en substitution à d'autres éléments de rémunération. 

En cas d'exonération par l'employeur des primes excédant le montant maximal de 1 000 euros par salarié, seule la part excédentaire sera assujettie dans les conditions de droit commun. De la même manière, seules les primes versées aux salariés dont la rémunération excède le plafond d'exonération (trois Smic) seront réintégrées dans l'assiette des cotisations sociales.

Quelles sont les conditions de versement et de déclaration de la prime Macron ? 

La prime peut faire l'objet d'une ou de plusieurs avances, dans les conditions de droit commun à toute forme de rémunération (QR n° 5.1). Mais, quoiqu'il en soit, l'intégralité de la prime doit impérativement être versée à titre définitif au plus tard le 30 juin 2020 (sauf cas des intérimaires visés ci-avant) (QR n° 5.2).

► Cette date s'impose également aux employeurs pratiquant le décalage de paie. 

La prime doit figurer sur le bulletin de paie du mois de versement de la prime, sur une ligne si possible spécifique en raison des exonérations associées (QR n° 5.3). Elle doit également être déclarée en DSN au bloc S21.G00.52 avec le code "902 -Potentiel nouveau type de prime exceptionnelle de pouvoir d'achat" et aux Urssaf sous le CTP 510.

En cas de versement d'une prime excédant 1 000 euros par salarié, le montant excédentaire, soumis à cotisations, doit être déclaré sur le CTP approprié à la déclaration de droit commun. 

Prise en compte de la prime dans le calcul de certaines primes et certains dispositifs

A l'instar de la prime Macron attribuée en 2019, la prime Macron 2020 :

  • doit être prise en compte dans le calcul de l'intéressement, sauf si sa neutralisation a été négociée dans l'accord d'intéressement ;
  • n'entre dans le calcul d'aucune autre exonération de cotisations sociales (exemple. : réduction Fillon) et n'ouvre pas droit à d'autres exemptions ou exonérations ;
  • n'est pas incluse dans la rémunération servant à déterminer l'indemnité de fin de contrat ou de fin de mission ;
  • n'entre pas dans le calcul des indemnités de rupture du contrat de travail.
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